Escolher o certo sistema de gestão hoteleira para o seu alojamento pode ser essencial para o sucesso do negócio. Com tantas opções disponíveis, pode tornar-se um pouco confuso.
Neste artigo, vamos ajudá-lo a tomar uma decisão informada na escolha da opção certa.
Prepare-se para conhecer a comparação entre PMS na Cloud e On-site e local.
Vamos começar já.
1. O Que É um Software de Gestão Hoteleira?
Para estarmos em sintonia, vamos definir PMS primeiro.
software PMS revolucionou a indústria hoteleira ao substituir o antigo método baseado em papel na gestão de alojamentos. Funcionalidades como um motor de reservas ou channel manager evitam erros humanos como overbooking.
Não ajuda apenas nas operações de front desk, como reservas ou check-in e check-out de hóspedes. Está em constante evolução e ajuda os hoteleiros a gerir todos os aspetos da sua propriedade.
O software de gestão hoteleira também automatiza a maioria das tarefas manuais e ajuda os colaboradores a concentrarem-se em criar uma experiências experiência memorável para o hóspede.
2. Tipos de PMS
Os dois principais tipos de software de gestão hoteleira que pode encontrar são:
✅Sistema de gestão hoteleira On-site
Este sistema se destaca pela forma como armazena os dados. Um servidor local é necessário para que esse tipo de software funcione.
A manutenção fica a cargo do hotel. Uma equipe de TI interna de suporte é necessária para manter o funcionamento.
✅PMS na nuvem
Esse tipo de software não exige um servidor local e é conectado à internet. Pode ser acessado pela maioria dos dispositivos do estabelecimento e tem custos de manutenção mais baixos.
3. 7 Principais Diferenças a Considerar
1. Instalação
Instalação de Sistema em Nuvem
Esse tipo de software de gestão é instalado através do internet e pode ser acessado por qualquer dispositivo assim que uma conta é criada. Os dados são armazenados pelo fornecedor, ou seja fora do hotel.
A manutenção e a segurança ficam por conta do fornecedor do PMS.
Vale lembrar, uma conexão de internet estável é necessária para que esse tipo de sistema funcione corretamente.
Instalação de Sistema Local
Infelizmente, o processo de instalação desse tipo de sistema é um pouco mais complicado.
Primeiramente, é preciso que seja instalado manualmente em cada dispositivo em que for utilizado. Os dados são armazenados num servidor que ficaria localizado nas próprias instalações. Não se esqueça de outros servidores de backup.
Proteger e armazenar os dados passa a ser responsabilidade exclusiva do hotel.
2. Requisitos Técnicos e Manutenção
Requisitos de uma Solução na Nuvem
Esta opção é totalmente prática. Esqueça servidores ou backups, aqui tudo é hospedado pelo fornecedor.
Tudo o que o hotel precisaria é de uma boa ligação à internet para já estar pronto a funcionar.
No entanto, não leve isto à letra. Ainda precisaria de um ou dois computadores na receção. A grande vantagem de um PMS na nuvem é que não exige investimento em hardware.
Requisitos de uma Solução Local
É preciso cuidar de muita coisa para que esta solução de PMS funcione corretamente. Alguns dos equipamentos necessários são:
- Um servidor de dados
- Servidores de backup
- Um terminal servidor (para acesso a partir de diferentes localizações)
- Um sistema operativo compatível em todas as estações de trabalho
- Dedicadas estações de trabalho para sistemas externos
- Servidores discos rígidos
Nossa, isso é bastante coisa. Além de investir em tanto hardware e armazenar tudo no local, você precisaria de especialistas internos em TI.
3. Segurança de Dados
De acordo com o mais recente relatório de investigação de 2024, os riscos de cibersegurança estão em níveis recorde. Foi relatado que 14% dos ataques ocorreram devido à exploração de vulnerabilidades na etapa de acesso inicial . Além disso, 62% dos ataques envolveram ransomware ou extorsão.
A segurança dos dados é extremamente importante no setor de hotelaria, portanto leve esse fator em conta ao escolher um software para hotéis.
Segurança do PMS na Nuvem
Garantir a segurança dos seus dados é responsabilidade do fornecedor quando você usa um sistema baseado na nuvem. Ainda assim, seus funcionários não devem clicar em links enviados por um príncipe nigeriano prometendo uma herança.
Brincadeiras à parte, medidas robustas são implementadas nesse tipo de software para garantir que vazamentos de dados sejam praticamente impossíveis. Em muitos sistemas baseados na nuvem, todos os dados são hospedados em múltiplos centros de dados o que garante que, mesmo se um centro de dados falhar, ainda exista um backup.
Segurança do PMS local
Com este tipo de sistema, a segurança é responsabilidade do estabelecimento. Veja algumas medidas que o estabelecimento pode adotar para manter os dados seguros ao usar este sistema PMS:
- Instalar programas antivírus
- Proteger redes privadas
- Restringir o acesso às salas de servidores
- Manual backup de dados processos
- Implementar servidores de backup e geradores
Embora possa parecer mais seguro armazenar todos os dados no seu próprio hardware e considerar o assunto resolvido, isso pode representar um grande risco. Em caso de incêndios ou inundações, esse hardware pode ficar danificado e se tornar um verdadeiro pesadelo para o seu hotel.
4. Custo do Investimento
Ao avaliar os custos operacionais, acreditamos que é importante levar em conta tempo além do dinheiro. Economizar tempo para a gestão e para a equipe de recepção pode ser tão importante quanto economizar em despesas.
Custos do Sistema em Nuvem
O PMS hoteleiro em nuvem geralmente cobra por assinatura mensal e com base no número de quartos. Embora essa despesa possa se acumular ao longo do tempo, é importante considerar outras coisas para as quais o seu dinheiro não está sendo direcionado.
Sem hardware no local, não há custos de manutenção e atualização nem custos. Normalmente, as licenças de software instalado localmente podem ser caras e pode haver taxas adicionais se você quiser incluir mais estações de trabalho no futuro. Custos adicionais de segurança também podem ser algo em que você investe para manter a sala de servidores segura.
Levando em conta também o tempo, a maior moeda de todas, o PMS na nuvem oferece tranquilidade. Sem mais fios intermináveis e a necessidade constante de manutenção desse sistema, a equipe do hotel pode se concentrar mais em hóspedes. Você também não precisa ser um gênio da tecnologia para descobrir como usar esse software. Toda a parte técnica é cuidada pelo fornecedor.
Custos de sistemas instalados localmente
A realidade é que esse tipo de sistema de gestão hoteleira não foi criado para hotéis de médio ou pequeno porte. Esse tipo de sistema é considerado um investimento de capital, então muitos estabelecimentos não conseguem arcar com ele de forma alguma.
Algumas das maiores taxas que você enfrentaria ao escolher esse tipo de sistema de gestão hoteleira são:
- Software licença
- Anual manutenção taxas
- Hardware e custos de TI
Este tipo de software pode exigir mais trabalho e tempo investido em manutenção e na aprendizagem do sistema.
6. Facilidade de Integração
Outros softwares, como sistemas de PDV ou de contabilidade, podem ser necessários para gerir a sua propriedade. Tê-los integrados com a sua solução de gestão hoteleira é essencial para gerir o seu negócio sem contratempos.
Integração de Sistemas de Gestão Hoteleira na Nuvem
Esta costuma ser a mais fácil solução. Embora muitos já venham integrados de origem com outras soluções de software parceiras, a integração é bastante experiência integrada. Graças a APIs abertas e a normas web comuns, o software na nuvem integra-se facilmente com soluções externas.
Integração de Sistemas de Gestão Hoteleira On-premise
Embora as soluções de PMS hoteleiro on-premise permitam a integração com outros softwares, este processo é muito complexo. Normalmente exigiria trabalho técnico manual assim como hardware adicional.
💡Em destaque
Quando o assunto é integração, colocamos em destaque Sincronização com OTAs software de gestão hoteleira baseado na nuvem que estabeleceu parcerias com diversos softwares externos e oferece fáceis e rápidas integrações com novas soluções externas.
6. Acessibilidade e Mobilidade do Sistema
Acessibilidade do Software PMS na Nuvem
Como este sistema é implementado online, pode ser acedido através de um login seguro em qualquer dispositivo móvel, a partir de qualquer lugar. O único requisito é uma boa ligação WiFi . A solução na nuvem é claramente vencedora em termos de acessibilidade, algo que nenhum PMS local moderno consegue igualar.
Acessibilidade do Software PMS Local
Embora seja possível aceder ao sistema remotamente com este tipo de solução, também não é tão simples. Este tipo de comodidade exigiria configuração técnica adicional e dependeria também da carga de trabalho do servidor. Infelizmente, um claro perdedor nesta categoria.
7. Atualizações e Melhorias
Melhorias na Gestão de Propriedades na Nuvem
Este tipo de PMS hoteleiro oferece atualizações que costumam ser gratuitas e e facilmente instaladas. Isto significa que o software está sempre atualizado. Uma grande vantagem é que isso não exige nenhum conhecimento técnico por parte dos hoteleiros nem equipamentos adicionais.
Atualizações de Sistemas de Gestão Hoteleira Local (On-premise)
A maior desvantagem de atualizar um PMS instalado localmente é que isso pode ser bastante caro. As atualizações de software também podem, por vezes, significar atualizações de hardware.
4. Em resumo
Escolher a solução certa para gerir as operações hoteleiras de forma eficiente exige que muitos fatores sejam levados em consideração. Com base nesta comparação, o vencedor claro é o baseado na nuvem sistema de gestão hoteleira.
Ao reduzir custos e oferecer mais flexibilidade e acessibilidade, o PMS hoteleiro baseado na nuvem é uma solução moderna que está a tornar-se a norma no setor da hotelaria. Embora ambos tenham vantagens e desvantagens, os sistemas on-premise e na nuvem têm uma diferença clara em termos de o desempenho e manutenção necessidades.
Poupar tempo também é um fator importante em que os sistemas na nuvem levam a melhor, algo essencial para gerir um negócio hoteleiro de sucesso.
5. Como o OTA Sync Pode Ajudar
O OTA Sync é uma tudo em um, baseado na nuvem para a gestão de hotéis e apartamentos. Graças à tecnologia em nuvem, os custos são drasticamente reduzidos, as tarefas diárias são automatizadas, e a geral e receita total do estabelecimento aumenta.
Sincronização com OTAs o software é ideal para hotéis pequenos e médios, hotéis boutique, hostels, casas de hóspedes e apartamentos. A empresa conta com mais de 2.000 utilizadores satisfeitos em 17 países ao redor do mundo.
Existem quatro soluções completas para a gestão de hotéis e apartamentos:
- Sistema de Gestão Hoteleira & Aplicação Móvel
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