O que é um Property Management System num Hotel: O Guia Definitivo

Se trabalha no setor hoteleiro, provavelmente já ouviu falar do termo “sistema de gestão de propriedades” (PMS). 

No entanto, como acontece frequentemente com as inovações tecnológicas, as pessoas mostram-se relutantes em utilizá-las, seja por receio ou por não confiarem totalmente nelas. 

Infelizmente, é assim que acaba por perder soluções tão vantajosas como um PMS. 

O Sistema de Gestão Hoteleira num hotel é essencial se quer manter-se à frente da concorrência.

Mas afinal, o que é um PMS e como pode beneficiar ainda mais o seu negócio?

Continue a ler para descobrir tudo sobre o sistema de gestão de propriedades num hotel e perceber por que é uma ferramenta essencial para gerir um hotel com sucesso.

Vamos a isso!

O Que É um Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) num Hotel?

O Sistema de Gestão de Propriedades (PMS) é uma aplicação de software que ajuda os hotéis a gerir as suas operações diárias, como reservas, check-ins, check-outs, faturação e limpeza.

Basicamente, é uma ferramenta que simplifica as operações do hotel e ajuda a melhorar a experiência memorável para o hóspede.

Pode ver isto como o equivalente digital da receção de um hotel, permitindo à equipa do hotel gerir todos os aspetos da estadia dos hóspedes a partir de um único ponto central.

Quais São as Principais Funcionalidades de um Sistema de Gestão de Propriedades num Hotel?

Um PMS típico é composto por vários módulos, cada um responsável por operações específicas do hotel.

1. Gestão de Reservas

Permite à equipa do hotel gerir as reservas, desde a criação de reservas até à sua alteração ou cancelamento.

Assim, ajuda-o a gerir a disponibilidade de quartos e garante informações de reserva precisas.

Além disso, não só a sua informação fica centralizada, como o sistema permite que os seus hóspedes façam reservas online, através de agências de viagens online (OTAs) ou diretamente no seu site.

2. Gestão de Receção

O módulo de receção gere tudo o que está relacionado com o processo de check-in e check-out do hóspede, incluindo atribuição de quartos, pagamentos e processamento de depósitos. 

Também gere os pedidos de informação dos hóspedes sobre os serviços do hotel, comodidades e atrações próximas.

3. Gestão de Canais

O Channel Manager distribui o inventário do hotel por vários canais online para que possa expandir o seu alcance e conseguir mais reservas.

Assim, pode ligar-se a vários canais de reserva e OTAs, Sistema Global de Distribuição (GDS), metapesquisa, entre outros.

4. Gestão de Receitas

A Gestão de Receitas representa um conjunto de ferramentas para maximizar a receita otimizando os preços e a disponibilidade dos seus produtos ou serviços.

Por exemplo, você pode definir preços dinâmicos que ajusta preços e ofertas consoante a procura, sazonalidade, as tarifas da concorrência e as tendências de reserva.

No módulo de Gestão de Receitas, também pode:

• Monitorizar e gerir a disponibilidade de quartos quanto a tipos de quarto, restrições e datas de bloqueio.
• Usar dados anteriores, tendências de mercado e análise preditiva para prever a procura em diferentes períodos.
• Analisar padrões de reserva e comportamento dos clientes para antecipar futuras mudanças na procura.
• Adaptar estratégias de preços a segmentos específicos de clientes.
• Identificar oportunidades para fazer upsell de serviços adicionais ou categorias de quarto. 
• Compare o desempenho do seu hotel com referências do setor.
• Monitore estratégias de preços dos concorrentes.
• Monitorizar e acompanhar KPIs, como Diária Média (ADR), Receita por Quarto Disponível (RevPAR), e Taxa de Ocupação.

5. Experiência do Hóspede

Gerencia e armazena uma base de dados com informações, preferências e histórico dos hóspedes que você pode usar para serviços personalizados e marketing direcionado.

Por exemplo, você pode criar programas de fidelidade ou ofertas especiais para clientes fiéis.

Além disso, também pode automatizar antes e depois da estadia e-mails, notas de agradecimento, entre outros.

6. Gestão de Governança

Cuida das tarefas de governança, incluindo limpeza de quartos, manutenção e gestão de estoque.

Algumas das principais funcionalidades que a gestão de governança oferece são:

• Atualização do status dos quartos em tempo real , limpo, sujo, inspecionado.
• Atribuição automática de tarefas com base no status do quarto, prioridade e outros critérios.
• Gestão de estoque, como controle de roupas de cama, reposição de estoque, entre outros.
• Achados e perdidos registro e recuperação.

7. Gestão de Pagamentos

Este módulo gerencia as finanças do hotel, como faturação, cobranças e processamento de pagamentos, e regista as transações financeiras para que possa acompanhar o desempenho financeiro do hotel.

Além disso, ao integrar o sistema PMS com o seu sistema de pagamentos, poderá automatizar os processos de pagamento e oferecer diversas opções de pagamento aos seus clientes.

Por exemplo, poderão pagar com cartões de crédito, cartões virtuais, Google Pay, entre outros.

8. Relatórios

Conseguir acompanhar o desempenho do seu hotel em todos os canais e setores é essencial para perceber o que está a funcionar e o que não está.

Como resultado, poderá tomar decisões baseadas em dados.

É aqui que a funcionalidade de relatórios e análises se revela útil, ao disponibilizar uma variedade de relatórios:

? Relatórios de Ocupação Informações sobre a percentagem de quartos ocupados num determinado período.

? Relatórios de Receitas Receita total gerada pelo seu hotel.

? Relatórios Financeiros Despesas relacionadas com operações, manutenção e outras categorias.

? Análise de Desempenho por Canal Avaliação do desempenho de diversas plataformas de reservas online e OTAs.

? Relatórios de Satisfação dos Hóspedes Feedback e avaliações dos hóspedes para que possa identificar áreas a melhorar.

9. Segurança e Conformidade

Ao lidar com informações sensíveis que incluem dados dos hóspedes e informações de cartões de crédito ou pagamento, é fundamental fazer com que o seu hóspede se sinta confiante de que nenhum dano será causado.

Por isso, um PMS de alta qualidade abrange criptografia de dados, controlos de acesso, proteção de dados dos hóspedes, cópias de segurança dos dados, APIs e integrações seguras, conformidade com as regulamentações locais, entre outros.

? 6 Funcionalidades Adicionais que um Bom PMS Deve Ter

Além das funcionalidades essenciais, os melhores PMS também oferecem recursos para facilitar ainda mais os processos operacionais e a experiência dos hóspedes.

1. Ser Baseado na Nuvem

Embora a maioria dos sistemas de gestão hoteleira atuais seja baseada na nuvem, vale sempre a pena confirmar essa informação.

Então, o que torna um PMS na nuvem uma opção melhor do que um sistema local?

✨ É mais económico porque os custos operacionais são mais baixos.

✨ O risco de perder dados é menor.

✨ É muito mais flexível.

Quer aprofundar-se neste tema? Sem problema, visite o nosso blogue, Por Que Escolher um PMS na Nuvem em Vez de um PMS Local? e descubra mais detalhes interessantes.

2. Ter uma Aplicação Móvel

Ter um aplicativo móvel permite um acesso mais rápido à informação. 

Além disso, também possibilita atualizações e alterações rápidas em qualquer lugar, sem contar que proporciona uma melhor experiência de utilização.

3. Oferecer Impostos e Taxas Personalizados

Os sistemas de gestão hoteleira mais avançados oferecem opções para personalizar e aplicar encargos específicos com base nas preferências dos hóspedes, na regulamentação local, entre outros fatores.

Assim, conseguirá adaptar a sua estrutura de preços às necessidades específicas dos hóspedes e cumprir os requisitos fiscais regionais.

4. Oferecer um Excelente Apoio ao Cliente

Se já pesquisou no Capterra ou em plataformas semelhantes à procura de um PMS, provavelmente reparou que uma das principais queixas está relacionada com o apoio ao cliente , ou a falta dele.

Um apoio ao cliente lento ou ineficiente pode ser um verdadeiro fator decisivo. Segundo um estudo da Zendex, 73% dos clientes mudam para a concorrência depois de várias interações negativas.

5. Oferecer uma Interface Intuitiva

Ter um PMS intuitivo reduz significativamente o tempo de formação da equipa e garante uma transição tranquila para um novo sistema. 

Quanto mais rápido você e a sua equipa se familiarizarem com o sistema, mais cedo poderão começar a utilizá-lo.

Além disso, o mesmo se aplica aos seus hóspedes caso tenha uma aplicação móvel. 

6. Ter um Painel Centralizado

Assim que perceber uma verdadeira salvação que um painel centralizado representa, nunca mais vai querer voltar ao antigo método.

Ele mostra uma visão em tempo real de todos os aspetos das suas operações, tarefas, reservas, estatísticas, etc, tudo num só lugar.

Por Que Deve Usar um Sistema de Gestão Hoteleira?

Aspetos a Ter em Conta ao Escolher o PMS Certo para o Seu Hotel

Embora as soluções PMS oferecem muitos benefícios, também apresentam potenciais desvantagens.

Por isso, antes de escolher um PMS, certifique-se de que ele:

✨ Oferece funcionalidades que beneficiam o seu negócio.

✨ Tem medidas de segurança robustas.

✨ Oferece um atendimento ao cliente rápido.

✨ Oferece integrações relevantes para si.

✨ Tem uma integração fácil e rápida.

✨ Tem opções suficientes de personalização.

✨ Oferece uma migração de dados sem complicações.

✨ Se enquadra no seu orçamento.

Em Resumo

Integrar um PMS robusto no seu negócio hoteleiro torna-se essencial se procura:

• eficiência, 
• maior receita, 
• tomada de decisões baseada em dados, e 
• interações fluidas com os hóspedes. 

No entanto, grande parte das soluções de PMS abordam apenas uma ou duas funcionalidades e não oferecem o pacote completo.

Por isso, se está à procura de um PMS que reúna todas as funcionalidades num só lugar, temos a solução ideal para si, o OTA SYNC.

Por que o OTA SYNC Deve Ser o Seu Sistema de Gestão Hoteleira?

OTA SYNC é um software de gestão hoteleira na cloud, tudo-em-um que facilita e automatiza a gestão de hotéis e alojamentos privados. 

O nosso principal objetivo é maximizar os benefícios soluções tecnológicas trazer para o mundo da hotelaria.

Então, o que podemos oferecer?

✅ Implementação simples e rápida sem precisar da ajuda do gestor de conta.

✅ Painel para múltiplas propriedades que permite gerir várias propriedades a partir de um painel centralizado e evitar overbooking.

✅ Definições fiscais e gerais flexíveis específicas para cada mercado.

✅ proteção com autenticação de dois fatores no Microsoft Azure.

✅ Possibilidades de preços dinâmicos que permitem alterar as definições de vendas e preços de forma independente e com base em limites pré-definidos.

✅ conexão bidirecional certificada com OTAs, plataformas de reservas e a possibilidade de links iCAL e API aberta.

✅ Um motor de reservas intuitivo que permite aos hóspedes reservar quartos diretamente e consultar a disponibilidade, ver preços, entre outras opções.

✅ A solução de gestão de housekeeping para uma atribuição eficiente de tarefas, atualizações em tempo real sobre o estado dos quartos e comunicação fluida entre a equipa de limpeza.

✅ Guest App da HotelSync para melhorar a experiência do hóspede, oferecendo check-ins rápidos, recomendações personalizadas e notificações instantâneas a qualquer momento.

✅ Processador de Pagamentos OTA SYNC, um gateway de pagamento totalmente integrado que automatiza instantaneamente as transações de forma segura.

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