9 Funções de um Sistema de Gestão Hoteleira para Escolher o Ideal

Há vários aspetos a considerar quando falamos sobre as funções de um sistema de gestão hoteleira (PMS). 

Um bom PMS é tão importante quanto ter uma excelente equipa a gerir as suas operações. 

É essencial para gerir reservas, check-ins, tarefas de limpeza e otimizar atividades que geram receita e definem as tarifas dos quartos. 

O sonho de todo hoteleiro é otimizar cada parte do seu fluxo de trabalho, tornando a equipa mais eficiente e aumentando a receita. 

Ao saber quais funções são necessárias, pode usar a tecnologia a seu favor.

Neste artigo, listamos algumas funções essenciais para ajudá-lo a perceber o que o seu software deve incluir, de modo a escolher o PMS certo para o seu negócio.

Vamos começar!

Como um Sistema PMS Pode Ajudar o Seu Negócio?

Um sistema de gestão hoteleira (PMS) é um software que o ajuda a organizar, agendar e gerir as tarefas diárias do seu negócio de alojamento. 

Dependendo do software, pode gerir reservas, tarefas de front e back office, gestão de canais e receita, comunicação com hóspedes, manutenção, limpeza, entre outros.

Embora o software PMS tenha sido tradicionalmente utilizado por hotéis, hoje é usado por vários tipos de propriedades, incluindo:

• Hotéis
• Hostels
• Apartamentos
• Moradias
• Casas de férias e alojamentos de férias
• Propriedades permanentes e residenciais
• Alojamento estudantil, etc.

As necessidades do seu software vão variar consoante o tipo de propriedade que gere. 

Muitos sistemas PMS permitem escolher os módulos e funções que melhor se adaptam ao tamanho e tipo da sua propriedade.

A questão é: Quais são os módulos e funções mais adequados para si?

Vamos analisar mais de perto as principais características e funções de um sistema de gestão hoteleira.

9 Funções de um Bom Sistema de Gestão Hoteleira

1. Gestão de Reservas

Gerir reservas é uma parte essencial de um sistema de gestão hoteleira (PMS), já que evitar overbooking é fundamental para manter o seu negócio a funcionar sem problemas. 

Um bom sistema de gestão hoteleira (PMS) permite gerir as reservas dos hóspedes online. 

Deve conseguir gerir facilmente as reservas online, acompanhar os detalhes das reservas e pedidos especiais, e verificar a disponibilidade de quartos.

Ao escolher um PMS, opte por um que: 

• Permita automatizar tarefas e gerir reservas a partir de qualquer dispositivo, já que os gestores hoteleiros modernos estão frequentemente em movimento. 
• Ofereça um excelente design, para que seja fácil visualizar e pesquisar reservas com base em diferentes critérios, evitando que nenhum detalhe passe despercebido. 
• Para reservas de grupo, certifique-se de que o sistema consegue lidar com grandes grupos, incluindo bloqueios de quartos, envio de links de reserva e gestão eficaz das informações de faturação.

Dica profissional:

Com o OTA Sync gestão de propriedades, pode gerir facilmente as suas operações diárias a partir de um único local.

O nosso painel multi-propriedade permite-lhe gerir facilmente várias propriedades a partir de um painel centralizado.

Quer opere hotéis, hostels, moradias, alojamentos de arrendamento ou outros tipos de propriedades, o painel mostra todas as suas propriedades e informações adicionais sobre reservas.

2. Motor de Reservas Online

Escolher um software PMS com um motor de reservas que não cobra comissões pode ser fundamental para o crescimento do seu hotel. 

Simplifica o processo de reserva, ajudando-o a atrair mais reservas diretas e reduzir a dependência das OTAs. 

Isto dá aos hotéis mais controlo sobre o seu inventário e preços.

Além disso, facilita o processo de reserva, reduz a dependência de agências de viagens online (OTAs) e aumenta a receita ao evitar taxas de intermediários.

Com um PMS que inclui um motor de reservas, as preocupações com integrações são minimizadas. 

Certifique-se de que o motor de reservas se integra sem problemas com o seu website e redes sociais, priorizando o carregamento rápido e a facilidade de utilização, especialmente em dispositivos móveis.

Dica profissional:

Com o OTA Sync motor de reservas, pode permitir que os seus hóspedes vejam a disponibilidade e as tarifas em tempo real, juntamente com ofertas especiais, para impulsionar as reservas diretas no seu website.

Basta ligá-lo ao seu website, definir a sua oferta e as informações que pretende mostrar, e está pronto a começar.

3. Gestão de Canais

Uma excelente funcionalidade do PMS que pode ajudar a melhorar o seu negócio permite-lhe partilhar o seu inventário em diversos canais de distribuição online e sincronizar as informações com o seu PMS em tempo real. 

Um gestor de canais ajuda-o a aumentar a sua visibilidade online e e gerar mais reservas e lucro. 

Seja para atualizar a disponibilidade ou alterar tarifas, você pode fazer tudo diretamente no seu PMS e ter essas mudanças atualizadas automaticamente em todos os canais de reserva. 

O melhor é que as novas reservas online vão direto para o seu PMS, então você sempre tem controle total da sua ocupação e pode agir rapidamente quando necessário. 

Você deve procurar um channel manager com conexões bidirecionais fortes com as principais agências de viagens online (OTAs), como Airbnb, Booking, Expedia, provedores de GDS e muito mais.

Dica profissional:

Com Sincronização com OTAs channel manager você pode gerenciar facilmente todos os seus anúncios em um único lugar.

Basta conectar e sincronizar seus canais de OTA, e está tudo pronto.

4. Processamento de Pagamentos

Se o PMS que você está considerando não tiver um processador de pagamentos ou gateway de pagamento que aceite diversos cartões de crédito ou se integre a um sistema de ponto de venda (POS), você terá que lidar com os pagamentos manualmente. 

Isso envolve tarefas como relatórios, conciliações e gestão de estornos, o que aumenta o risco de erros quando feito manualmente, além do volume de trabalho que você precisa lidar.

Ter um processador de pagamentos integrado ao seu PMS pode ajudar a simplificar os pagamentos dos hóspedes e a contabilidade, além de garantir relatórios mais precisos. 

Isso ajuda a eliminar tarefas desnecessárias para que você possa focar no que faz de melhor, gerir seu negócio e melhorar o atendimento aos hóspedes.

Dica profissional:

Com o OTA Payments, um gateway de pagamento totalmente integrado, você pode processar pagamentos automaticamente e instantaneamente com apenas um clique.

Quando seus futuros hóspedes fizerem uma reserva, eles poderão pagar de forma fácil e confiável as tarifas de hospedagem e outras taxas, como impostos e serviços extras.

5. Gestão de Governança e Manutenção

Quando um sistema de gestão hoteleira inclui uma função de governança, tarefas como atribuir a limpeza dos quartos à equipe certa e atualizar o status dos quartos se tornam muito mais simples. 

Um relatório de governança faz parte dessa funcionalidade. 

Ele garante que os quartos do hotel tenham um suprimento adequado de itens de higiene, sabonete, shampoo e toalhas limpas. 

Esse recurso permite que a equipe de governança gerencie o status dos quartos com eficiência e garanta que os hóspedes tenham os itens de banheiro necessários.

Com o PMS OTA Sync, você pode atribuir funcionários para limpar quartos específicos. 

Basta criar um relatório de manutenção com o que precisa ser trocado ou limpo, e você pode facilmente imprimir esse relatório e entregá-lo à sua equipe de limpeza. 

Depois que concluírem as tarefas, você pode atualizar o status dos quartos, simplificando o check-in dos hóspedes.

6. Gestão de Hóspedes

Um atendimento personalizado desempenha um papel fundamental na fidelização de clientes no setor da hospitalidade. 

Perfis de hóspedes e ferramentas de engajamento podem ajudar você a personalizar seus serviços para atender às preferências e necessidades de cada hóspede, garantindo que todos se sintam valorizados e respeitados. Essa abordagem personalizada melhora a experiência geral do hóspede, aumentando a probabilidade de reservas repetidas e avaliações positivas.

Opte por uma solução que ofereça funcionalidade de mensagens e capacidades de upsell para simplificar esse processo, oferecer um atendimento excepcional ao cliente e aumentar a receita por meio de upgrades e serviços adicionais.

Ao oferecer um serviço personalizado, você pode cultivar um sentimento de lealdade e pertencimento entre os hóspedes, o que leva a mais fidelização e indicações positivas boca a boca.

Dica profissional: Com o OTA Sync, você pode oferecer serviços personalizados aos seus hóspedes, otimizar os preços do cardápio e atraí-los com upsells, gerando mais receita para o seu hotel.

Para facilitar ainda mais, você também pode enviar um e-mail de confirmação ou uma fatura diretamente pelo aplicativo.

7. Gestão de Receita

Gerir a receita é uma das funcionalidades mais críticas, pois nenhum hotel ou negócio pode prosperar sem gerar lucro. 

Um bom PMS deve simplificar a gestão de receita, ajudando você a conseguir reservas diretas e aumentar os lucros ao reduzir custos. 

Procure funcionalidades de relatórios que permitam visualizar e analisar se a sua estratégia está a funcionar.

Com a capacidade de visualizar e analisar resultados, pode ajustar facilmente a sua estratégia de receita conforme necessário. 

Isso inclui a gestão de tarifas de grupo, pacotes promocionais e tarifas personalizadas.

8. Relatórios e Análises

Os relatórios são elementos fundamentais de um sistema de gestão de propriedades. 

Eles fornecem dados valiosos para melhorar o desempenho da sua propriedade e ajudam a tomar decisões inteligentes.

O seu PMS armazena detalhes de reservas, tarifase dados de ocupação, facilitando a geração de relatórios.

Esses relatórios abrangem vários aspetos das operações hoteleiras, desde receita e taxas de ocupação até satisfação dos hóspedes e eficiência operacional, oferecendo uma visão completa do seu desempenho.

Escolha uma ferramenta que facilite a gestão de dados e a geração de relatórios fáceis e permita personalizar relatórios e aceder a dados em tempo real. 

Com um PMS baseado na cloud, pode aceder facilmente a esses dados, responder a mudanças na procura, ajustar estratégias e otimizar operações para aumentar a receita e a eficiência.

Certifique-se de que o sistema permite definir métricas-alvo, para que possa acompanhar o progresso em direção aos objetivos do seu negócio.

Dica profissional:

Imagine que está a anunciar as suas propriedades através de canais OTA como Airbnb, Booking e outros.

Com as Estatísticas do OTA Sync, pode acompanhar o seu desempenho em tempo real, criar relatórios e entender qual canal traz mais reservas e receita.

Também pode analisar o desempenho mês a mês e descobrir de quais países chegam mais hóspedes.

Com base nesse conhecimento, pode adaptar as suas estratégias e criar anúncios nesses países para maximizar as suas reservas.

9. Capacidades de Integração

Uma comunicação eficiente com outros sistemas hoteleiros e aplicações de terceiros é essencial para melhorar a eficiência do fluxo de trabalho. 

Um PMS moderno permite-lhe conectar-se a vários sistemas, como POS (Ponto de Venda), CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) e plataformas de gestão de canais.

Certifique-se de que o seu PMS conta com várias funcionalidades e uma interface fácil de usar, o que pode aumentar significativamente a eficiência operacional e a satisfação dos hóspedes nos hotéis modernos.

Dica profissional:

Pode integrar o OTA Sync com várias plataformas de forma simples e gerir dados ou funções dos seus clientes diretamente a partir da aplicação.

Basta escolher personalizar os widgets nativos que fornecemos ou usar a nossa API para desenvolver a sua própria solução.

Escolha o Melhor Sistema de Gestão Hoteleira

Escolher o o melhor sistema de gestão hoteleira para as suas necessidades pode ser uma decisão crucial na gestão do seu negócio hoteleiro.

Nem todos os softwares de gestão hoteleira são iguais. 

Se ainda não tem certeza de qual PMS escolher, confira este artigo sobre os 7 Melhores Sistemas de POS para Hotéis para ajudá-lo a escolher a solução perfeita para o seu negócio. 

Os sistemas modernos combinam várias funções num único software para tornar a gestão de hóspedes e do hotel mais fácil e eficiente.

Foi assim que o OTA Sync nasceu, para ajudar hoteleiros e gestores de aluguer a ter tudo o que precisam para a sua propriedade num só lugar.

Além de fornecer todas estas funcionalidades, o OTA Sync ajuda-o a:

• Realizar Operações Avançadas de Faturação e dividir ou juntar faturas por item, quarto, hóspede, valor, etc.
• Configurar facilmente diferentes impostos, adaptando-se a diferentes mercados para evitar disputas legais.
• Realizar a Fiscalização e automatizar a comunicação com máquinas fiscais digitais e as autoridades fiscais.
• Verificar a Caixa Registadora no início e no fim de cada dia para ver receitas, depósitos, levantamentos, entre outros.

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